Para otimizar o controle dos processos internos do Governo do Estado, um novo sistema de protocolo foi desenvolvido e entra em vigor a partir do dia 1º de janeiro. Trata-se do Módulo Protocolo, vinculado ao Sistema de Comunicação Eletrônica (e-DOCMS). O Decreto que institui o novo sistema foi publicado na edição desta terça-feira (29) no Diário Oficial do Estado.
Assinado pelo Governador Reinaldo Azambuja e pelos secretários Ana Nardes (Administração e Desburocratização) e Felipe Mattos (Fazenda), o documento lista as disposições preliminares, a Implantação do Módulo Protocolo, o Uso do Sistema, bem como as responsabilidades dos usuários e traz ainda disposições finais e o Manual de Normas e Procedimentos de Gestão de Protocolo em Mato Grosso do Sul.
A integração do módulo ao e-DOCMS representa, segundo a secretária Ana Nardes, o primeiro passo para o projeto de transformação digital na área de Gestão documental de Mato Grosso do Sul, além de integrar uma série de iniciativas já desenvolvidas pelo governo, a exemplo do Aplicativo MS Digital, das ações desenvolvidas pelo Comitê de Desburocratização e pelos servidores que compõem o Grupo de Trabalho de Transformação Digital no Conselho Nacional de Secretários de Estado de Administração (Consad).
“Essa integração tem como objetivo melhorar e modernizar os procedimentos administrativos e operacionais relacionados aos serviços de protocolo, marcando assim o início de uma nova política de gestão documental, mais moderna, de fácil utilização, que atenda a legislação federal na área e também se enquadre nas tendências de um governo digital”, considera.
A implantação do novo sistema de protocolo faz parte de uma das entregas da SAD em 2020, pactuada com a Coordenadoria Especial de Gestão Documental e, além de modernizar a política na área, marca a edição de um novo decreto, uma atualização esperada por mais de quatro décadas, segundo a coordenadora Doralice Martins. “O Decreto que dispõe sobre o antigo sistema de protocolo é de 1979, mesma data de instalação de nosso Estado, o que justifica esta atualização legal”, menciona.
Para implantação do sistema, cursos de qualificação sobre os procedimentos administrativos e operacionais foram elaborados em parceria com a Fundação Escola de Governo (Escolagov), com o objetivo de qualificar os servidores que utilizam o sistema. Outro instrumento de apoio para consolidar esta política, é a veiculação do Manual de Normas e Procedimentos de Gestão de Protocolo em Mato Grosso do Sul, escrito pela historiadora e coordenadora da Gestão de Documentos no Estado, Doralice Martins.
“O desenvolvimento dos trabalhos nos serviços de protocolo deverão ser realizados em conformidade com as determinações deste manual, que dispõe sobre as responsabilidades do Poder Público em relação à gestão e à proteção aos documentos recebidos e expedidos, bem como, com as disposições sobre a responsabilidade do agente público pelo tratamento adequado dos documentos no exercício de seu cargo ou função, ou deles decorrentes”, frisa a coordenadora.
A publicação reúne as diretrizes do protocolo de recebimento, cadastro, classificação, autuação, registro e tramitação, bem como o arquivamento. Construído com um glossário em termos arquivísticos e de protocolo, o manual, publicado em anexo ao Decreto 15.573, visa orientar o usuário em caso de dúvidas referentes a execução dos procedimentos.
Texto e Foto: Elaine Paes, SAD
